Groupes et utilisateurs

Afin de diffuser vos contenus à la bonne cible d’apprenants, vous allez organiser vos utilisateurs en groupe.

Il existe plusieurs façons de créer des groupes et des utilisateurs que nous allons détailler ici et dans les articles suivants.

Créer un premier utilisateur

Lorsque vous souhaitez créer un faible nombre d’utilisateurs, pour donner un accès démo et créer un administrateur par exemple, vous pouvez utiliser la méthode ci-dessous.

Rendez-vous dans l’onglet Utilisateurs sous DEPLOYER. Vous voyez listé, à minima, votre propre compte. Cliquez sur Créer un utilisateur.

Dans l’écran suivant, indiquez l’email (c’est son identifiant unique), son nom et son prénom. Toutes ces informations sont obligatoires et nécessaires au fonctionnement de l’application. Définissez également son statut (voir l’article Rôles et droits si nécessaire).

Vous avez ensuite la possibilité d’indiquer manuellement un mot de passe. Si vous ne souhaitez pas le définir, vous pouvez décocher la case. Cela enverra un lien d’inscription à l’utilisateur par email qui lui permettra de choisir lui même son mot de passe.

Cliquez sur Créer pour créer l’utilisateur. Votre nouvel utilisateur est créé ! Vous pouvez lui communiquer ses accès. Pour le moment il n’a accès à aucun contenu tant que vous ne l’aurez pas associé à un groupe qui a lui même accès à des contenus.

Modifier un utilisateur

Pour modifier un utilisateur, cliquez sur Modifier ou sur son nom. L’écran d’édition d’un utilisateur vous permet de modifier ses informations de compte (email, nom, prénom), son mot de passe si nécessaire, son rôle et de le supprimer.

Vous pouvez également à cet endroit l’associer à des groupes.

Créer un groupe

Voyons maintenant comment créer un groupe. Cliquez sur Créer un groupe dans l’écran Utilisateurs ou Groupes (c’est le même).

Dans la fenêtre qui s’affiche, vous avez la possibilité de Créer un groupe sans ajouter d’utilisateur ou d’Importer des utilisateurs. Ne créez pas d’utilisateur pour le moment, nous verrons les fonctionnalités d’import dans le prochain article.

Modifier un groupe

Votre groupe est créé. Cliquez sur le groupe pour accéder au groupe souhaité. Dans l’onglet Utilisateurs et accès, recherchez l’utilisateur que vous venez de créer pour l’ajouter. En cliquant sur “Apprenant”, le rôle par défaut attribué à l’utilisateur, vous pouvez lui attribuer un nouveau rôle de groupe : superviseur ou gestionnaire de groupe (voir Rôles et droits).

Afin de donner accès à des contenus au groupe, vous devrez ensuite lui associer des Parcours en les recherchant de la même manière. Rendez-vous dans l’article Gestion des parcours pour découvrir la création de catégories et de parcours.

Dans l’onglet Paramètres, vous pouvez supprimer et renommer le groupe. Vous pouvez également créer des codes et liens d’inscription.

Codes et liens d’inscription

Les codes et liens d’inscription permettent aux utilisateurs de s’inscrire eux-mêmes et d’être associés au groupe par la même occasion. Contrairement aux autres modes d’inscription, il s’agit d’un mode d’inscription ouvert puisque n’importe quel utilisateur ayant accès à un lien valide peut avoir accès à un compte.

Dans l’onglet Paramètres du groupe, cliquez sur Générer un code. Une ligne apparait vous fournissant un code. Vous pouvez communiquer ce code aux personnes concernées. Elles pourront l’utiliser en tant que mot de passe lors de leur première connexion pour s’inscrire.

Vous pouvez également cliquer sur l’icône lien. Une url est alors copiée pour que vous puissiez la transmettre aux personnes concernées. En cliquant sur ce lien sur un mobile, elles seront redirigées automatiquement vers le store pour télécharger l’app, puis accèderont à un formulaire d’inscription à la première ouverture. Suite à cette inscription, elles seront automatiquement ajoutées au groupe.

Si l’utilisateur utilisant le code ou le lien possède déjà un compte, il sera alors simplement associé au groupe.

Ces méthodes d’inscription ouvertes facilitent l’onboarding des utilisateurs dans un grand nombre de cas et leur permettent d’accéder dès leur première connexion aux contenus les concernant.